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Fatturazione elettronica: cos’è e come farla

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Pubblicato da in Amministrativo & legale · 23 Maggio 2019
Se è vero, come diceva Benjamin Franklin, che in questo mondo non c’è niente di sicuro tranne la morte e le tasse, al giorno d’oggi possiamo essere sicuri anche di un altro tassello: la fatturazione elettronica.
Il passaggio verso la digitalizzazione delle fatture è stato un percorso a più step, e ad oggi è diventato un obbligo a cui aziende e privati in Italia devono adempiere. Ma che cos’è nel dettaglio la fatturazione elettronica, come funziona e quali sono i vantaggi? Ne parliamo in questo articolo.

Fatturazione elettronica: che cos’è

Tutto ebbe inizio nel 2008, in seguito alla Finanziaria 2008, la quale stabilì che la fatturazione nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni (PA) dovesse avvenire esclusivamente in forma elettronica e attraverso il Sistema di Interscambio (SDI). Solo nell’aprile 2013 vennero stabilite e fissate le regole per quanto riguarda le modalità di emissione, trasmissione e ricezione della fattura elettronica: nacque così la FatturaPA, ossia la fattura dal formato unico XML (eXtensible Markup Language).

La Legge di Bilancio 2018 ha sancito che, a partire dal 1° gennaio 2019, tutte le fatture tra privati, persone fisiche e giuridiche residenti in Italia, dovranno essere dei documenti elettronici, in un formato ben preciso, il già citato XML. Di conseguenza, tutte le fatture, per essere riconosciute valide, dovranno essere inviate/ricevute attraverso il Sistema Di Interscambio (SDI), sviluppato da Sogei e gestito dall’Agenzia delle Entrate.

Chi è escluso dall’obbligo di fatturazione elettronica?

Le nuove disposizioni non si ritengono valide per i soggetti che applicano il regime forfettario e quelli che continuano ad applicare il regime dei minimi che, pertanto, sono esonerati dal nuovo futuro obbligo. In base alle ultime novità del decreto fiscale 2019, si aggiungono ai soggetti esclusi anche gli agricoltori in regime speciale, gli operatori sanitari per le sole operazioni oggetto di trasmissione dei dati al sistema Tessera Sanitaria, e le associazioni sportive dilettantistiche (ASD) nel regime forfettario con ricavi fino a 65mila euro.

Fatturazione elettronica: le sanzioni

Per poter garantire a tutti di attrezzarsi per tempo, l’Agenzia delle Entrate ha precisato che, in una prima fase di applicazione, le fatture elettroniche inviate al Sistema Di Interscambio con un minimo ritardo non saranno soggette a sanzioni (purché venga garantita la corretta liquidazione dell’IVA). Successivamente, nel caso di emissione di fattura tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, con modalità diverse da quelle disposte dall’obbligo di fatturazione elettronica, la fattura si riterrà non emessa e si applicheranno delle sanzioni.

Le sanzioni, previste dall’art. 6 del D. Lgs. n. 471/1997, per omessa fattura elettronica saranno le seguenti:
  • un valore che va dal 90% al 180% dell’imposta, partendo da un minimo di 500 €;
  • una sanzione fissa da 250 a 2.000 € nei casi in cui la violazione non abbia avuto effetti sulla corretta liquidazione IVA.

Al fine di evitare tali sanzioni, il Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate precisa che il cessionario/committente deve trasmettere al Sistema di Interscambio un’auto-fattura, compilando un codice convenzionale nel campo “TipoDocumento”. A partire dal 1° luglio 2019, quindi, la fattura elettronica potrà essere inviata entro dieci giorni dal compimento dell’operazione.

Sistema di interscambio: cos’è

Il Sistema di Interscambio o SDI è un sistema informatico gestito dell’Agenzia delle Entrate in grado di:
  • ricevere le fatture secondo il formato XML della fattura elettronica;
  • effettuare controlli sui file ricevuti;
  • inoltrare le fatture alle amministrazioni destinatarie.

Il Sistema Di Interscambio distingue tre tipologie di file:
  • il file fattura elettronica (XML), che può contenere una singola fattura o un lotto di fatture;
  • il file archivio, ossia un file .zip contenente uno o più file di fattura elettronica;
  • il file messaggio, sempre in XML, che può essere una notifica di scarto, una ricevuta di consegna o una notifica di altro tipo.

L’introduzione dell’SDI ha modificato la comunicazione classica delle fatture tra clienti e fornitori: i messaggi veicolati in XML sono fondamentali per attestare il corretto flusso della fatturazione elettronica

Fatturazione elettronica: ciclo passivo e attivo

Nello specifico, la gestione aziendale della fatturazione elettronica può essere divisa in due grandi fasi: il ciclo attivo e il ciclo passivo.

Ciclo attivo

Per ciclo attivo si intendono tutte quelle operazioni che permettono di vendere beni o servizi, cioè l’emissione concreta della fattura elettronica.

Ciclo passivo

Per ciclo passivo s’intende la ricezione del file XML della fattura elettronica dai propri fornitori che, dopo aver passato il controllo dell’SDI, viene resa disponibile nel proprio indirizzo telematico.

Fatturazione elettronica: i benefici

La fatturazione elettronica, anche se a prima vista può sembrare un procedimento complesso e faticoso, porta con sé importanti benefici.
Più il volume delle fatture è alto, più questi benefici saranno evidenti. È stimato, infatti, che per l’emissione di un numero di fatture/anno superiore a 3.000, si possano risparmiare tra i 7,5 e gli 11,5 € a fattura. Per chi emette un numero di fatture limitato, invece, è possibile risparmiare tra i 2 e i 4 € a fattura.
Per emettere le fatture elettroniche e ottenere questi benefici, è necessario dotarsi di un software come Agyo o Fatture in Cloud.
La quantificazione dei risparmi è legata alla riduzione dell’impiego di manodopera per attività come la stampa e l’imbustamento dei documenti, ma non solo: si parla anche di una riduzione degli archivi cartacei e di un miglioramento nella gestione della relazione con il cliente (attraverso i messaggi veicolati dal Sistema Di Interscambio).

In conclusione, la fatturazione elettronica è, per le PMI e per i professionisti, il primo importante passo verso il processo di trasformazione digitale in atto. Il digitale non è solo fatturazione elettronica e non è solo riduzione dei costi: è innanzitutto innovazione dei processi. Un salto di qualità che, attraverso la tecnologia, ci rende più agili.


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