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Acht gute Gründe für den Umstieg auf ein Online-Buchungssystem

Veröffentlicht von Incomedia in Anleitungen und Tipps · 12 Oktober 2020
Was haben ein Yogazentrum, eine Autowerkstatt, eine Zahnarztpraxis und eine Ferienpension gemeinsam? Auf den ersten Blick nichts. Und doch sind sie alle Beispiele - und man könnte noch zahllose weitere nennen - für Unternehmen, die für ihre Arbeit und ihren Erfolg ein effizientes Online-Buchungssystem für Termine benötigen.

Zu glauben, dafür reiche ein geduldiger Mitarbeiter mit einem Telefon, Kalender und Stift, ist nicht mehr zeitgemäß Heutzutage ist es für jedes Unternehmen jeder Größe weitaus vorteilhafter, ein Online-Buchungssystem zu nutzen. Sehen wir uns kurz an, warum.

Was ist ein Online-Buchungssystem und wie funktioniert es?

Eigentlich liegt das auf der Hand, aber betrachten wir es dennoch etwas näher. Ein Online-Buchungssystem ist eine Software, über die potenzielle Kunden eine Dienstleistung direkt über eine Website oder eine andere Anwendung buchen und bezahlen können.



Das heißt, wenn sich ein Nutzer für einen Service interessiert und ihn für sich reservieren möchte, kann er alles online erledigen. Im stets aktuellen Kalender wählt er ein Datum und eine Uhrzeit und schließt den Vorgang mit der Bezahlung ab. Im Idealfall funktioniert all dies im Self-Service. Dadurch wird das Personal des Anbieters erheblich entlastet und viele potenzielle Schwierigkeiten, die dabei auftreten können, werden bereits im Vorfeld vermieden.
 
Bei Online-Buchungssystemen müssen die Kunden nicht mehr anrufen. Auf der Website finden sie alle benötigten Informationen und können den gewünschten Service bequem buchen.

Warum Online-Buchungen?  

Manuelle Terminverwaltung ist niemals effizient, denn dafür benötigen Sie Personal, das mit Papier und Stift bereitsteht sowie Angebot und Nachfrage aufeinander abstimmen muss. Nimmt das Angebot – oder gar die Nachfrage – zu, wird die Aufgabe komplexer, was zu Fehlern und bei den Kunden möglicherweise zu längeren Wartezeiten führen kann.

Eine Software für Online-Buchungen hingegen muss nur einmal eingerichtet werden und anschließend können Kunden ihre Termine jederzeit selbst buchen, sogar mitten in der Nacht, wenn sie das wünschen! Es ist einfach, alles unter Kontrolle zu behalten, und das Fehlerrisiko reduziert sich erheblich.

Somit ist ein Online-Buchungssystem die vorteilhafteste Lösung für jedes Unternehmen jeder Branche und Größe.     
Wenn Sie ein Online-Buchungssystem nutzen, bedeutet das außerdem keineswegs, dass Sie die traditionelle Methode vollständig aufgeben müssen. Die beiden Systeme lassen sich hervorragend miteinander kombinieren. Denn möglicherweise gibt es Kunden mit besonderen Ansprüchen, die für ihre Anfragen oder bei Zweifeln einen persönlichen Kontakt vorziehen. Was letztendlich zählt, sind zufriedene Kunden!

Die Vorzüge eines Online-Buchungssystems

Wie bereits erwähnt, bietet ein Online-Buchungssystem im Vergleich zur manuellen Terminverwaltung einige Vorteile. Hier die wichtigsten im Detail:

Sie sparen Zeit

Bei traditioneller Terminverwaltung muss Ihr Personal einen erheblichen Teil seiner Zeit der Beantwortung von Kundenanfragen widmen. Mit einem automatisierten Onlinesystem hingegen kann der Kunde alles selbst erledigen – sehen, welche Termine frei sind, den gewünschten Termin auswählen und die Transaktion abschließen. Danach erhält er eine Bestätigung per E-Mail. Dafür ist kein menschlicher Eingriff mehr nötig und das Personal kann seine Zeit für andere Aufgaben nutzen.



Engpässe beseitigen

Telefonische Buchungen können nur während der Geschäftszeiten angenommen werden. Und wenn Sie nur einen Telefonanschluss haben, kann immer jeweils nur ein Kunde buchen. Diesen Engpass, der Ihre Verkaufschancen einschränkt, gibt es bei Online-Buchungssystemen nicht, da alle Kunden jederzeit, von jedem Ort und mit jedem Endgerät auf die Buchungsplattform zugreifen können.  

Verfügbarkeit rund um die Uhr

Wie alle automatisierten Lösungen bieten auch Online-Buchungssysteme den Vorteil, dass sie, einmal eingerichtet, an jedem Tag im Jahr rund um die Uhr verfügbar sind. Auch wenn Sie unterwegs oder zu Hause sind, gehen weiter Buchungen ein.

Es fördert den Kaufprozess

Heutzutage ist es wahrscheinlicher, dass Sie ein potenzieller Kunde bei einer Online-Recherche entdeckt, als über einen anderen Werbekanal. Zwingen Sie ihn nicht, die Navigation zum Telefonieren zu unterbrechen. Möglicherweise hat er dazu keine Lust. Wenn Sie ihm den Vorgang erleichtern, indem Sie alle nützlichen Informationen online bereitstellen und ihm auch die Möglichkeit geben, gleich zu buchen und zu bezahlen, haben Sie weitaus mehr Erfolgs-Chancen. So generieren Sie, wie es im Marketing-Slang heißt, eine wirklich effiziente Customer Journey (wörtlich „Reise des Kunden“, also einen effizienten Kaufprozess).

Es funktioniert auch mobil

Neue Online-Buchungssysteme können mit jedem Gerät genutzt werden, sei es per Smartphone, Tablet oder PC. So ist der Vorgang für Kunden immer komfortabel. Außerdem ist der Mobilzugriff auch für Sie von Vorteil. Wo auch immer Sie sich aufhalten, können Sie jederzeit den Stand der Buchungen auf der Plattform prüfen.


Lieferant wertvoller Informationen

Bei jeder Online-Buchung hinterlassen Kunden viele Informationen, die archiviert bleiben und die Sie auch später noch für Ihr Business nutzen können. Allem voran hinterlassen die Kunden ihre E-Mail-Adresse. Das heißt, Sie können Kontakt mit ihnen aufnehmen, um Feedback bitten oder ihnen Rabatte und neue Dienste anbieten.

Natürlich müssen diese Daten den Datenschutzvorschriften entsprechend geschützt werden, aber in der Regel bieten die Plattformen entsprechende Garantien. Jede Information, die Ihnen hilft, Ihre Kunden besser kennen zu lernen, ist außerordentlich wertvoll für Ihre nächsten Werbekampagnen.       

Terminerinnerungen und wiederkehrende Termine

Bei einer geschickten Basisplanung können Sie mit einem Online-Buchungssystem Ihre Chancen maximieren. Wenn keine Termine mehr verfügbar sind, schlägt es alternative Lösungen vor und Stammkunden können wiederkehrende Termine buchen. Außerdem sendet das System nach jeder erfolgten Buchung eine SMS oder eine E-Mail zur Erinnerung, damit der Kunde seinen Termin nicht vergisst. Somit stehen Ihnen zahlreiche Operationen zur Verfügung, die Sie automatisieren können und die möglicherweise Ihre Umsätze steigern.

Einfache Synchronisierung mit Kalendern

Viele Online-Buchungssyteme bieten die Möglichkeit der Synchronisierung mit externen Kalendern. Beispielsweise können Sie die Termine mit dem Google Kalender synchronisieren, den Sie für Ihre persönlichen Verpflichtungen nutzen. Auf diese Weise kontrolliert das System bei jedem Buchungseingang auch Ihre externen Kalender und Sie vermeiden es, Termine zu vereinbaren, die Sie dann verschieben müssen.



Ein Online-Buchungssystem wählen

Was sich Ihre Kunden wünschen, ist klar: Sie möchten alle benötigten Informationen finden, unkompliziert Termine buchen und mit ihrer bevorzugten Methode bezahlen, ohne auf Hindernisse zu stoßen. Nun müssen Sie nur noch herausfinden, welche Ihre eigenen Anforderungen und Prioritäten sind, und, im Lichte dessen, das Online-Buchungssystem wählen, das sich für Sie am besten eignet.

Die verfügbaren Plattformen sind zahlreich. Wichtige Aspekte bei der Wahl sind das Budget, das Sie zu investieren bereit sind, und die Benutzerfreundlichkeit der Lösung, sowohl für Sie bei der Verwaltung als auch für Ihre Kunden bei der Buchung. Vor allem sollte das System aber einige Grundfunktionen bieten. Zum Beispiel sollte es Cloud-basiert arbeiten, mehrere Zahlungsmethoden unterstützen (Kreditkarte, Überweisung, PayPal, usw.) und Buchungen in Echtzeit ermöglichen. Achten Sie auch darauf, dass sich das System nicht nur in Ihre Website, sondern auch in die von Ihnen genutzten sozialen Netzwerke und andere Plattformen einbinden lässt, die Sie möglicherweise nutzen (CRM, E-Mail-Marketing usw.). Und schließlich ist auch noch wichtig, welche Tools für die Berichterstattung es bietet, um den Verlauf Ihrer Tätigkeit zu verwalten.

Rerservio: Einfache Terminverwaltung

Eine interessante Lösung für jede Aktivität mit Bedarf für Online-Terminverwaltung ist Reservio.
Die Arbeit mit Reservio ist einfach und leicht verständlich. Sie müssen sich lediglich auf der Website registrieren, Ihre Unternehmensdaten eingeben und können dann eine Schaltfläche in Ihre Website einbinden.



Per Klick auf diese Schaltfläche können Ihre Besucher den Terminkalender öffnen und einen freien Termin auswählen.
Klicken Sie auf die nachstehende Schaltfläche, um Reservio in Aktion und eine kleine Demonstration dessen zu sehen, was Sie auf Ihrer Website anbieten könnten.



Besonders interessant daran ist, dass Sie dieses Tool auch auf einer Facebook-Seite einbinden können, sodass Ihre Fans auch dort komfortabel Termine bei Ihnen buchen können.

Fazit

Wenn Sie ein Gewerbe führen, kann Ihre Website nicht nur eine digitale Visitenkarte sein. Das wäre eine verschwendete Chance.

Vielmehr sollte die Website eins Ihrer wichtigsten Arbeitsinstrumente werden, mit dem Sie sich Ihren potenziellen Kunden präsentieren, Ihre Dienste bewerben, Besucher in Kunden verwandeln und Umsätze erzielen.
Aus dieser Perspektive ist die Verfügbarkeit eines Online-Buchungssystems unverzichtbar. Wie Sie gesehen haben, ist die Investition gering und die Vorteile sind zahlreich.

Worauf also warten? Rangieren Sie Ihren alten Terminkalender aus und stellen Sie auf ein Online-Buchungssystem um, das Ihre Geschäftstätigkeit wesentlich effizienter unterstützt.



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